Czy mogę jechać służbowym samochodem na wakacje?

Lato, choć może nie najbardziej upalne – to w pełni. O optymalizacji kosztów myślimy nie tylko w kontekście firmy, ale także letniego urlopu. Czy brać zapas gotówki na wypadek choroby albo awarii samochodu? Niektórzy pracownicy decydują się na auto służbowe na wakacje. Ale czy legalnie możemy używać takiego pojazdu do celów prywatnych? Księgowe już wszystko tłumaczą :)

Zacznijmy od tego, że przed zabraniem auta na urlop musimy poprosić o zgodę pracodawcę. Nie ma zapisu prawnego, który go do tego zobowiązuje. Przeważnie, jeśli na co dzień korzystamy z auta i trzymamy firmowy samochód na swojej posesji, nie powinno być problemu.

Jeśli nie uzyskamy zgody pracodawcy, sprawdźmy, jaki mamy zapis w umowie korzystania z samochodu (tzw. polityka flotowa firmy) – np. ile km poza miejscem pracy możemy wyjechać danym autem lub czy możemy wykorzystywać go także do wszystkich sytuacji prywatnych.

Na podstawie naszej wieloletniej praktyki zauważyliśmy, że większość pracodawców nie widzi przeszkód, aby pracownik mógł korzystać z auta firmowego podczas wyjazdów wakacyjnych.

Mamy zgodę. I co dalej?

Czy małżonek pracownika może prowadzić samochód?

To, że pracownik ma prawo do korzystania z auta służbowego do celów prywatnych, nie oznacza, że takie samo prawo ma któryś z członków jego rodziny. Szef może zastrzec w umowie, że tylko zatrudniona u niego osoba może być kierowcą służbowego samochodu. Konsekwencje nieprzestrzegania takiej zasady znajdują się w umowie – może być to upomnienie, kara pieniężna, potrącenie wynagrodzenia a nawet wypowiedzenie.

Ile zapłacimy za paliwo?

Właściciele firm zabezpieczają się przed nadmierną eksploatacją auta, stosując ograniczenia. Może się pojawić np. limit paliwa na miesiąc z podziałem na dni robocze i weekendy. Po przekroczeniu limitu płacimy za paliwo z własnej kieszeni. Tutaj trzeba obliczyć czy nie lepiej się opłaca pojechanie na wakacje swoim samochodem, szczególnie jeśli ma mniejsze zużycie paliwa.

Wypadek samochodem służbowym

“Przezorny zawsze ubezpieczony” – to bardzo mądre powiedzenie. Zanim wybierzemy się w długowyczekiwaną podróż zadbajmy o ubezpieczenie. W przypadku samochodu służbowego najczęściej pokrywa je pracodawca. Tak samo jak polisy OC i AC. Sprawdźmy także zapisy w umowie, którą podpisaliśmy z naszym szefem. Czy na pewno jest tam napisane, że gdy zdarzy się wypadek drogowy to koszty pokrywa firma a nie pracownik? Im samochód wyżej klasy, tym szkody będą bardziej dotkliwe dla naszego portfela…

Prowadząc auto służbowe nie powinniśmy czuć się bezkarnie. Firma może nas obciążyć kosztami, których nie pokryje firma ubezpieczeniowa np. z powodu jazdy pod wpływem alkoholu lub narkotyków albo z powodu ucieczki z miejsca wypadku. W takiej sytuacji pracownik pokrywa koszty wypadku.

Gdy pływałem w basenie, ktoś mi ukradł komputer!

Szczerze polecamy zostawienie faktur i bilansów w domu. Na wakacje warto za to wziąć dobry humor. A tak poważnie – sprawdźmy przed wyjazdem czy w umowie z ubezpieczycielem samochodu widnieje zapisu o ochronie zostawionych w aucie rzeczy. Zostawianie biżuterii, pieniędzy czy służbowego laptopa w samochodzie wydaje się głupotą? Owszem, ale na wakacjach często jesteśmy roztargnieni i tracimy czujność.

Auto służbowe na wakacje

Przed podróżą poświęćmy trochę czasu nie tylko na przeglądanie ofert last minute, ale również na kalkulację  – czy opłaca się jechać na wakacje samochodem z firmy.

Podsumowując, weźmy pod uwagę:

• ubezpieczenie auta.
• podpisaną z pracodawcą umowę o korzystaniu z samochodu (polityka flotowa firmy).
• szacowane zużycie paliwa.
• stan techniczny pojazdu.
• płatność za naprawę.
• konsekwencje wypadku lub udziału w kolizji (zapisy powinny się znaleźć w umowie o korzystaniu z auta).

Polecamy też artykuł o parkowaniu służbowego auta poza miejscem pracy.