Temat dzisiejszego wpisu podsunął nam jeden z naszych czytelników w komentarzu, który dotyczył kwestii czy zwrócić paragon sprzedawcy. Był to komentarz do jednego z wpisów, a pytanie zabrzmiało: „Co zrobić, gdy otrzymujemy paragon zamiast faktury. Czy jest konieczność odsyłania paragonu? Bo to często spotykany wymóg…”
Przede wszystkim należy zacząć od wyjaśnienia, kiedy występuje obowiązek dokumentowania sprzedaży za pomocą faktury VAT, a kiedy poprzez paragon.
Ogólną zasadą wynikającą z ustawy o VAT jest obowiązek wystawiania faktur dla osób prawnych i osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą (dla ułatwienia nazwijmy te podmioty klientami biznesowymi). Dla pozostałych osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, klientów indywidualnych, sprzedaż rejestruje się z pomocą kasy fiskalnej, o ile u danego sprzedawcy występuje obowiązek jej założenia.
Faktura VAT dla klienta biznesowego musi być wystawiona najwcześniej 30 dni przed wykonaniem usługi/dokonaniem sprzedaży, a najpóźniej w terminie do 15 dnia miesiąca, następującego po miesiącu, w którym dokonano sprzedaży/wykonano usługę. (art. 106i ust. 1. Ustawy o VAT)
Natomiast zgodnie art. 106b. ust 1, pkt 3 sprzedawca ma obowiązek wystawić fakturę dla klienta indywidualnego jeżeli żądanie jej wystawienia zostało zgłoszone w terminie 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty.
Wracając do zadanego pytania: Co zrobić jeśli otrzymaliśmy paragon zamiast faktury?
Jeśli kupującym był klient biznesowy to odpowiedź jest prosta – sprzedawca ma bezwzględny obowiązek wystawienia faktury w ustawowych terminach.
Jeśli natomiast nabywcą towaru/usługi jest klient indywidualny i na dowód dokonanego zakupu otrzymał paragon, to zgodnie z przytoczonym art. 106b. ust 1, pkt 3 może w ciągu 3 miesięcy (licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty) zwrócić się do sprzedającego z prośbą o wystawienie faktury do paragonu. Sprzedawca ma obowiązek wystawić fakturę, jeśli zgłoszenie takie zostało złożone we wspomnianym terminie. Jeśli klient będzie chciał otrzymać fakturę po tych trzech miesiącach, to wystawienie faktury będzie już tylko dobrą wolą sprzedającego.
Czy zwrócić paragon sprzedawcy ?
Innymi słowy: czy jest konieczność odsyłania paragonu? Tak. Odpowiedź zawierają dwa artykuły ustawy o VAT:
• Art. 106h. 1. W przypadku gdy faktura dotyczy sprzedaży zarejestrowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej, do egzemplarza faktury pozostającego u podatnika dołącza się paragon dokumentujący tę sprzedaż.
(…)
4. Przepisu ust. 1 nie stosuje się w przypadku, gdy paragon został uznany za fakturę wystawioną zgodnie z art. 106e ust. 5 pkt 3.
• Art 106e ust. 5 pkt 3) w przypadku gdy kwota należności ogółem nie przekracza kwoty 450 zł albo kwoty 100 euro, jeżeli kwota ta określona jest w euro – danych określonych w ust. 1 pkt 3 dotyczących nabywcy i danych określonych w ust. 1 pkt 8, 9 i 11–14, pod warunkiem że zawiera dane pozwalające określić dla poszczególnych stawek podatku kwotę podatku. – mowa tu o tzw. fakturze uproszczonej.
Przekładając z polskiego na polski :), w przypadku kiedy do sprzedaży zarejestrowanej za pomocą kasy fiskalnej zostanie wystawiona faktura, to jeden egzemplarz faktury musi być przekazany nabywcy, natomiast drugi, razem z podpiętym paragonem, pozostaje u sprzedawcy.
Wynika, że aby sprzedawca mógł wystawić fakturę do paragonu, nabywca musi zwrócić mu otrzymany wcześniej paragon. Jeśli sprzedawca w swojej dokumentacji będzie posiadał taką fakturę bez podpiętego paragonu, to bardzo ciężko będzie mu udowodnić przed Urzędem Skarbowym, że dana transakcja została już wcześniej zarejestrowana na kasie fiskalnej. Skutkiem tego będzie musiał wykazać „podwójną sprzedaż”(raz nabitą na paragon, który posiada klient, drugi raz udokumentowaną fakturą). To z kolei spowoduje konieczność zapłacenia przez niego podwójnych podatków.
Praktykowany wymóg sprzedawców, dotyczący zwrotu paragonu, nie jest więc bezpodstawny. Aby postępować zgodnie z przepisami prawa, paragon do wystawionej faktury sprzedawca musi przechowywać u siebie. Może oczywiście wystąpić sytuacja, że klient będzie mógł zachować paragon razem z otrzymaną fakturą. Zdarza się to, kiedy sprzedawca ma możliwość wydrukowania z kasy kopii paragonu. W takiej sytuacji obie strony zachowają komplet dokumentów – paragon i fakturę. Jeśli jednak jest to niemożliwe, klient przed zwrotem paragonu, może go np. skserować. W takim wypadku zawsze będzie posiadał chociaż kopię paragonu, która może okazać się niezbędna w przypadku, np. reklamacji złożonej w czasie od zgłoszenia prośby o wystawienia faktury, do jej otrzymania.
