Programy księgowe oparte na technologii online udowodniły swoją przewagę w czasie ostatnich problemów z wysyłką pliku JPK_VAT. Klienci wielu innych programów nie byli w stanie dostarczyć dokumentów w terminie. Interweniować musiało samo Ministerstwo Finansów. Klienci programów chmurowych nawet nie zauważyli zmian.
To była jedna z najtrudniejszych sytuacji dla księgowych w ostatnich miesiącach. Tuż przed terminem wysyłki plików JPK_VAT za lipiec ministerstwo zmieniło certyfikat klucza publicznego dla środowiska produkcyjnego JPK. Bardzo duża część księgowych wysłała pliki i o tym, że nie zostały zaakceptowane dowiedziała się w dniu, kiedy mijał termin. Ostatecznie problem okazał się tak poważny i powszechny, że rzecznik MF poinformował, że tym razem ministerstwo nie będzie wyciągało konsekwencji w związku z przekroczeniem terminu.
Ci księgowi nie musieli się stresować wysyłką JPK za lipiec 2019 r.
Sytuacja pokazała przewagę programów księgowych opartych na nowych technologiach, których użytkownicy nawet nie zauważyli, że nastąpiła zmiana klucza. Związane jest to ze sposobem wprowadzania aktualizacji. Na przykład w programie Taxomatic, z którym współpracujemy (program online do KPiR i pełnej księgowości) , dział IT dowiedział się o zmianach w tym samym terminie co informatycy innych programów. Wystarczyło jednak, że wprowadzono nowe dane i w tym samym momencie automatycznie uaktualniły się one u wszystkich użytkowników.
W przypadku wielu programów tradycyjnych konieczne było zainstalowanie nowej wersji na komputerze biura. W skrajnych przypadkach niezbędna okazała się nawet wizyta informatyka, który wprowadzał aktualną wersję.
Wiele programów tłumaczyło się zbyt późną informacją o zmianach ze strony MF. W rzeczywistości sytuacja ta pokazała, jak duża jest przewaga programów online. Wprowadzane w nich zmiany są natychmiast uaktualniane u wszystkich użytkowników bez jakiegokolwiek ich zaangażowania. Zrzuca to z księgowego obowiązek śledzenia zmian, jakie muszą być wprowadzane do programu, aby był on dostosowany do wymagań prawnych i technicznych.
Automatyczne i bezpłatne aktualizacje (podobnie jak w bankowości elektronicznej) to tylko jeden z atutów programów księgowych online. Dzięki możliwościom jakie daje właśnie chmura, użytkownik może pracować na każdym urządzeniu i w każdym miejscu z dostępem do Internetu. Co więcej – na przykład w programie Taxomatic – przedsiębiorca otrzymuje niezależny od księgowej bieżący wgląd we wszystkie dane swojej firmy, a także dostęp do dodatkowych funkcjonalności z poziomu jednego loginu.
Naiwnie byłoby sądzić, że kolejne większe zmiany w podatkach będą zaplanowane dopiero w I kwartale 2020 r., gdy mamy już zamknięty stary rok. Rada na koniec – śledzić komunikaty Ministerstwa Finansów, ZUS i US i wybrać program, który działa w całości online.
Jednak wybierając oprogramowanie księgowe online należy dobrze się zastanowić i sprawdzić jak działą i jak obsługuje wybrane biuro. Korzystam z oprogramowania firmy Taxomatic i chciałabym przestrzec przed decyzją rozpoczęcia z nimi współpracy. Oprogramowanie jest dobre, natomiast serwis i obsługa są na tak fatalnym poziomie z jakim się jeszcze nie spotkałam. Jest jedna osoba obsługująca sprawy merytorycznie związane z oprogramowaniem – firma podaje, że z oprogramowania korzysta 730 biuro księgwych. Osoba ta nie odbiera telefonu, nie odpisuje na maile i nawt SMSy, jak uda się do niej dodzwonć to mówi, że jest na szkoleniu i nie może rozmawiać…a tymczasem my potrzebujemy szybkiej pomcy, bo program robi błąd. Od czerwca borykam się z problemem niewłaściwego automatycznego księgowania różnic kursowych przez program. Jesli macie wybór skorzystajcie z innego oprogramowania!!! Potem trudno przenieść się na inne.