Jaki adres dla działalności? Badamy wirtualne biura

Zarówno początkujący przedsiębiorcy jak i właściciele kilkunastu spółek chcą obniżać wysokie koszty stałe, aby móc inwestować i jeszcze lepiej rozwijać firmę. W Polsce założenie działalności gospodarczej jest darmowe. Problemy pojawiają się przy podaniu adresu. Wynajem biura za tysiąc złotych to za wysoki koszt, a rejestracja firmy na adres domowy nie jest do końca bezpieczna. Okazuje się, że można połączyć prestiżowy adres z niskimi kosztami stałymi, a to za sprawą coraz popularniejszych wirtualnych biur. 

Przeprowadziliśmy śledztwo i sprawdziliśmy, co oferują wirtualne biura z różnych części Polski. Co ważne dla księgowych – coraz więcej biur rachunkowych dodaje do swojej oferty taką usługę. Może warto porozmawiać o tym ze swoim zespołem?

Czym są wirtualne biura?

Choć z nazwy wirtualne, to muszą posiadać prawdziwą siedzibę. Najczęściej w prestiżowej lokalizacji, choć zdarzają się i biura w zniszczonych kamienicach. Konkretna firma, do której należy obiekt udostępnia innym firmom i spółkom swój adres w celu rejestracji. Adres wirtualnego biura widnieje na danych w CEiDG, KRS i innych instytucjach. Na ten adres też przychodzi korespondencja danej firmy.

Spójrzmy, na co możemy liczyć, gdy zostaniemy klientami wirtualnego biura:

• legalnie zarejestrujemy firmę bez konieczności płacenia za wynajem.
• będziemy odbierać korespondencję firmy w biurze, a nie czekając w kolejce na poczcie (zazwyczaj godziny funkcjonowania biura są dłuższe niż godziny otwarcia placówki pocztowej)
• możemy wynajmować salę konferencyjną na godzinę, na dzień (przeważnie płatne osobno).
• dostajemy na maila zeskanowane listy – ten, kto znalazł przed weekendem awizo od urzędu w skrzynce na pewno doceni to szybkie rozwiązanie.
• możemy korzystać z adresu wirtualnego biura na wszystkich polach: do rejestracji, do materiałów reklamowych, do podawania w urzędach.
• możemy zapraszać klientów do biura i w w wirtualnym biurze – to duży plus! Trudno wyobrazić sobie odtwarzanie ważnej prezentacji przed klientem w kawiarni czy w domu.

Wśród najważniejszych zalet wirtualnej siedziby firmy/spółki znajdziemy:

• obniżenie kosztów utrzymania biura
• zmniejszenie opłat związanych z zatrudnianiem pracowników biurowych
• większy prestiż firmy przy rejestracji pod rozpoznawalnym adresem
• elastyczność w ramach doboru lokalizacji prowadzenia działalności
• możliwość korzystania z dodatkowych usług, na przykład wynajmu biura na godziny czy sal szkoleniowych i konferencyjnych
• większa anonimowość prywatnych informacji
• prostsze promowanie firmy

Kto z tego korzysta?

Biuro wirtualne wybierają osoby pracujące zdalnie – blogerzy, redaktorzy, naukowcy, ale też osoby, którym zależy na prestiżowym adresie np. prawnicy, doradcy finansowi jak i osoby prowadzące działalność gospodarczą. Oprócz tego na biuro decydują się też osoby, które mają więcej niż jedną firmę czy spółkę i chcą ją zarejestrować na inny adres.

Ile to kosztuje?

Średnio za możliwość korzystania z adresu zapłacimy 80-120 zł. Doliczając do tego odbiór poczty i połączeń telefonicznych oraz skanowanie listów – zbliżamy się do 150-200 zł miesięcznie. Najwyższe ceny są stolicy. Płacąc za rok lub dwa lata z góry możemy liczyć nawet na 15% zniżki.

Możemy także wynająć biuro lub salę konferencyjną. Średni koszt to 45 zł za godzinę. Czy to się opłaca? Za tę cenę możemy spotkać się z kontrahentem w kawiarni i jeszcze wypić pyszną kawę. Jednak w kawiarni nie zrobimy prezentacji na rzutniku dla klienta. Nie mówiąc już o przedstawianiu wrażliwych danych. Czytanie umowy wśród kawiarnianego gwaru także nie będzie komfortowe. Wirtualne biura oferują swój catering. Kawa, herbata czy woda jest do dyspozycji gości.

Co ciekawe, z takich salek korzystają też rekruterzy i zespoły, które na co dzień pracując zdalnie, każdy w swoim domu.

Wirtualne biuro – warto, nie warto?

Podsumowując, wirtualne biuro to sposób na nowoczesne prowadzenie firmy bez płacenia za wynajem. Jednak nie przy każdej działalności warto z tego korzystać. Prawnik będzie mógł przyjmować klientów i trzymać dokumenty w archiwum, ale właściciel drukarni nie będzie mógł fizycznie wstawić maszyn.

Szczególnie w przypadku zawodów, w których wystarczy jedynie dostęp do internetu i komputer, wirtualne biuro ma naprawdę sens.

Wybierając biuro należy zwrócić uwagę na lokalizację. Czy w otoczeniu znajdują się inne banki, drukarnie czy biura rachunkowe? Biuro będziemy dość często odwiedzać (chyba, że zlecimy wysyłkę całej korespondencji kurierem), warto przy okazji załatwić inne sprawy. W końcu czas to pieniądz :)

Korzystacie z takich rozwiązań? A może znacie kogoś, kto ma już wirtualne biuro? Jesteśmy ciekawi, czy Waszym zdaniem spełniają swoją rolę i czy jakiś usług Wam brakuje.