Przedsiębiorcy, prowadzący działalność gospodarczą poza miejscem zamieszkania, często zmuszeni są do wynajęcia mieszkania ze względu na odległość pomiędzy miejscem zamieszkania a miejscem prowadzenia działalności/świadczenia usług. Okazuje się, że takie koszty można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów, trzeba to tylko odpowiednio uzasadnić.
Z taką sytuacją spotkał się pewien podatnik, posiadający firmę w Polsce, ale świadczący usługi poza granicami Polski, a dokładnie w Belgii. Z uwagi na odległość oraz długi okres wykonywania zlecenia, niezbędne okazało się wynajęcie mieszkania niedaleko miejsca świadczenia usługi.
Zwrócił się on do Izby Skarbowej w Katowicach z pytaniem, czy może zaliczyć koszty wynajmu mieszkania do KUP. Umotywował to tym, że usługi informatyczne, które wykonywał dla Klienta wymagały jego stałej obecności w miejscu świadczenia usługi ze względu na bezpieczeństwo danych i współpracę z zespołem roboczym w siedzibie klienta. Podatnik stwierdził, że koszty takie powinny być uznane za KUP, pomimo tego, że na kilka dni w miesiącu wracał do Polski. Jednak większą część miesiąca spędzał w Belgii i bez wynajęcia tam mieszkania wykonywanie tam zlecenia byłoby niemożliwe.
Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji z 14 listopada 2014 roku (sygnatura IBPBI/1/415-1118/14/AB) podzielił stanowisko podatnika. Uzasadnił to tym, że w ustawie jest zapisana zasada, że kosztem podatkowym są wszelkie racjonalnie i gospodarczo uzasadnione wydatki, które służą osiągnięciu, zachowaniu i zabezpieczeniu źródła przychodów. A w tym przypadku koszty wynajmu mieszkania bez wątpliwości spełniają ten warunek, ponieważ umożliwiają one osiągniecie i utrzymanie źródła przychodów.
Oczywiście urzędnicy zaznaczyli też, że wynajem takiego mieszkania powinien służyć tylko i wyłączenie prowadzeniu działalności gospodarczej. A żeby to udowodnić, niezbędne będzie skrupulatne udokumentowanie powiązania najmu mieszkania i prowadzenia działalności poprzez umowę najmu, potwierdzenia przelewów oraz inne dokumenty poświadczające fakt wykonywania usług w pobliżu miejsca wynajmowanego mieszkania. Tylko w taki sposób możliwe będzie wykazanie powiązania pomiędzy poniesionym wydatkiem i osiągniętym przychodem.
W omówionym przypadku podatnik świadczył swoje usługi poza granicami państwa, co ewidentnie uniemożliwiałoby mu codzienne dojeżdżanie do miejsca wykonywania zlecenia. Jednak reguła ta przy odpowiednim uzasadnieniu i udowodnieniu powinna znaleźć zastosowanie również na teranie Polski. Pomocna może okazać się np. umowa z klientem, w której uwzględnione będzie miejsce wykonywania zlecenia.
Źródło: Forbes
No właśnie i znowu trzeba coś udowadniać. Umowa z klientem powinna być wystarczająca, lecz czas trwania usługi niech będzie taki sam jak wynajmu np. wykonujemy usługę 3 tygodnie, umowa najmu niech też będzie zawarta na 3 tygodnie.